Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровые документы которые должны быть в организации 2024 для казенного». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.
Список обязательных кадровых документов
Список документов, которые являются обязательными для компаний с работниками, содержит:
- трудовые договоры;
- трудовые книжки работников;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда;
- расчётный лист и документ, утверждающий его формы;
- штатное расписание;
- графики отпусков;
- положение о персональных данных;
- согласия сотрудников на обработку персональных данных;
- табель учёта рабочего времени;
- различные приказы.
Формирование личных дел сотрудников в 2022 году
Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.
ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.
Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.
Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.
Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:
- своевременный учет всей документации о сотруднике;
- отслеживание карьерной динамики;
- учет данных о возможных полагающихся льготах;
- оценка перспектив профессионального роста;
- сохранность и упорядоченность личной документации;
- оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.
Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.
Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.
На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:
- руководящее звено;
- заместители руководителей разных уровней;
- ключевые специалисты;
- сотрудники, несущие материальную ответственность;
- кадровый резерв и др.
К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.
Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.
Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.
Что такое кадровый документооборот и кто может его применять?
Создание, подписание, применение и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе с 2022 года принято называть электронным кадровым документооборотом.
Сразу необходимо отметить, что решение о переходе на кадровый ЭДО каждая организация принимает самостоятельно. В ТК РФ не закреплена обязанность перехода организаций на новую систему ведения кадрового учета. Тем же, кто принял решение о применении нововведения, следует руководствоваться новыми статьями ТК, внесенными Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ. Сроки перехода также не определены. Каждый работодатель может воспользоваться возможностью ведения кадрового учета в электронном виде уже сегодня, отложить на неопределенное время, или же оставить все в классическом виде.
Важно! В организациях, где принято решение о переходе на кадровый ЭДО, нет необходимости хранить копии кадровых документов на бумажных носителях.
Перечень обязательных документов для сотрудников на 2024 год
Для работы в организации в 2024 году требуется предоставить следующие обязательные документы:
- Паспорт гражданина Российской Федерации (или паспорт иностранного гражданина с разрешением на работу в Российской Федерации);
- Документ, подтверждающий образование (диплом, свидетельство, аттестат и т.д.), соответствующее требованиям должности;
- Трудовой договор или контракт о найме (в зависимости от формы трудоустройства);
- Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
- СНИЛС (Страховой номер индивидуального лицевого счета);
- Медицинская справка формы 086/у (о прохождении медицинского осмотра);
- Справка об отсутствии судимости (может потребоваться в зависимости от видов деятельности);
- Свидетельство о повышении квалификации (если применимо к должности);
- Другие специфические документы, требуемые для определенных профессий (например, лицензии, сертификаты и т.д.).
Настоящий перечень является обязательным и может быть дополнен или изменен в соответствии с внутренними правилами организации и действующим трудовым законодательством.
Заявление о приеме на работу и личная карточка
В заявлении обычно указывается фамилия, имя и отчество соискателя, дата рождения, образование, стаж работы, контактные данные и другие сведения, которые могут быть важны для работодателя.
Вместе с заявлением о приеме на работу часто предоставляется личная карточка. Личная карточка содержит основную информацию о сотруднике, включая его личные данные, адрес проживания, семейное положение и наличие детей, паспортные данные, информацию о предыдущих местах работы, должностях и пр.). Этот документ позволяет организации вести учет своих сотрудников и иметь всю необходимую информацию о каждом из них.
Заявление о приеме на работу и личная карточка являются важными документами как для работодателя, так и для кандидата на вакантную должность. Они помогают структурировать информацию о сотрудниках и создают базу данных, необходимую для учета и контроля персонала.
Трудовая книжка, официальная запись о трудовой деятельности
Трудовую книжку работник получает при поступлении на работу в организацию и обязан заботиться о ее сохранности и актуальности информации. Для оформления в трудовую книжку регистрируются все изменения, связанные с трудом работника, включая переходы на другие должности, изменения трудовых условий, продолжительность рабочего дня, получение повышения квалификации и другие изменения, связанные с трудовыми отношениями.
Кроме того, трудовая книжка служит основой для рассчета трудового стажа, который учитывается при получении льгот, пенсионных выплат и других социальных гарантий. Также она является важным документом при поиске новой работы и предоставлении резюме.
Таким образом, трудовая книжка является важным документом, который фиксирует все изменения в трудовом статусе работника и служит основой для получения различных льгот и социальных гарантий. Поэтому его аккуратное ведение и хранение является обязанностью работника.
Упрощенное кадровое делопроизводство в НКО
При наличии определенных условий НКО могут вести кадровый учет в упрощенном виде. Причем перейти на такой вид работы с кадрами в НКО можно в любое время.
Условия, при которых НКО может вести упрощенный кадровый учет:
- Максимальная среднесписочная численность сотрудников НКО за прошедший год меньше 15 человек.
- Предельный доход НКО за прошедший год — 120 млн руб, Постановление Правительства РФ от 19.04.2021 № 617.
Перейти на упрощенный кадровый учет не могут:
- Государственные и муниципальные учреждения.
- Государственные корпорации.
- Публично-правовые компании.
- Государственные компании.
- Общественные объединения, которые являются политическими партиями.
- Потребительские кооперативы.
- Религиозные организации.
Готовимся к 2021 году: кадровые мероприятия
Проверить в большой организации все трудовые договоры в конце года, конечно, проблематично, поэтому можно взять за правило каждый год просматривать трудовые договоры, заключенные в текущем году. В первую очередь проверьте, на всех ли работников они оформлены, есть ли в договорах подписи, в том числе подписи, подтверждающие получение второго экземпляра договора.
Также проверьте, не указана ли у кого-то зарплата ниже МРОТ.
Убедитесь, что имеются все необходимые дополнительные соглашения к трудовым договорам, в частности с теми, кого перевели на удаленную работу, кому изменили режим рабочего времени.
Следующее, на что обратим внимание, – трудовые книжки. Напомним, что в силу ст. 66 ТК РФ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной. Значит, нужно проверить наличие записи о приеме на работу и ее правильность.
С начала 2021 года заводить трудовые книжки не придется, если человек принимается на работу впервые. Продолжать вести их нужно будет, только если работник написал соответствующее заявление или не написал ни заявление о выборе бумажной трудовой книжки, ни заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Прежде всего вам надо проверить сроки удостоверений о прохождении обязательного обучения, повышения квалификации и аттестации ответственных лиц и руководителей в области охраны труда, пожарной безопасности, электробезопасности и др. Как и остальные работники, при необходимости эти лица могут быть направлены на курсы повышения квалификации, профессиональную переподготовку по результатам аттестации или в случаях, установленных законодательством.
Составьте план обучения работников на следующий год. В плане определите перечень работников, подлежащих обучению, стоимость и место его проведения. В большинстве случаев обучение сейчас проходит и в новом году будет проходить дистанционно, выбор программ довольно большой, придется затратить время и на поиски наиболее качественных курсов.
До конца года, а точнее, до 31 декабря генпрокуратура формирует и размещает на своем сайте сводный план проведения плановых проверок. Чтобы узнать, попала ли ваша организация в план проверок, которые проводятся ГИТ, ФСС, ФНС, прокуратурой и иными контролирующими органами, зайдите на этот сайт либо на сайты самих органов.
В план проверок в 2021 году могут попасть работодатели с высоким, значительным, средним и умеренным риском.
К сведению: перечни работодателей, чья деятельность отнесена к имеющей значительный или высокий риск, размещены в открытом доступе на сайте Роструда.
Если вы попали в план проверки ГИТ, работы у вас прибавится. Напомним, что ГИТ обязаны контролировать:
-
исполнение работодателями законодательства о труде;
-
соблюдение процесса расследования и учета несчастных случаев на производстве;
-
расчет и выплату заработной платы, льгот, пособий, страховых взносов и т. п.
При проверке инспекторы затребуют:
-
организационно-распорядительные документы;
-
внутренние локальные акты в которых содержатся нормы трудового права;
-
документы, устанавливающие организационно-правовую форму, права и обязанности предприятий или предпринимателя;
-
трудовые договоры и допсоглашения к ним;
-
трудовые книжки;
-
приказы по личному составу, личные карточки;
-
документы, подтверждающие прохождение медосмотров, если этого требует работа на предприятии;
-
документы, подтверждающие расчет и выплату заработной платы, льгот, гарантий, компенсаций, пособий, взносов и т. п.
Для подготовки к проверке вы можете пройти самопроверку на сайте ГИТ.
Также в конце года подведите итоги:
-
по квотам рабочих мест для инвалидов;
-
по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).
Если кадровик осуществляет воинский учет, придется проверить и документы воинского учета для военкомата (местной администрации).
Помимо отчетов, проверьте различные книги, журналы учета и регистрации, ведущиеся в отделе кадров. Если какой-либо из них подходит к завершению или в организации они ведутся по годам, необходимо завершить эти журналы и подготовить новые.
Как обычно, в конце года начинается работа с архивом кадровых документов. В частности, организуйте хранение отработанных документов за предыдущий год и уничтожение документов с устаревшими сроками хранения.
Восемь изменений в работе с сотрудниками в 2021 году
Среди кадровых документов общего назначения выделяются следующие:
- штатное расписание (форма Т-3);
Ее шаблон вы найдете в материале «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)».
ВАЖНО! При приеме сотрудника на работу его должность в трудовом контракте должна соответствовать штатному расписанию (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).
- график отпусков (форма Т-7);
О графике и порядке его заполнения см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».
- приказ об увольнении работников (форма Т-8а);
- табель, на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13);
О форме Т-12 см. в материале «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».
Структура табеля Т-13 рассмотрена в материале «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».
- прочие нормативные документы:
- по охране труда;
- о защите персональных данных;
- коллективный договор;
- по внутреннему распорядку;
- об оплате труда и премировании;
- о коммерческой тайне;
- журналы учета:
- трудовых книжек;
- контрактов;
- больничных листов.
ВАЖНО! Некоторые документы, обязательные в одной ситуации, могут не представлять такой же важности при других обстоятельствах. Так, например, если в контракте с сотрудником нет оговорки о коммерческой тайне, то соответствующее положение издавать нет необходимости.
Об особенности архивирования кадровых документов см. в материале «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».
Каждая компания хочет вести достоверный учет. Это касается не только документов, отражающих хозяйственные операции, но и документов кадрового учета. В случае несоблюдения норм Трудового кодекса компания может столкнуться со штрафными санкциями, а в случае разглашения сведений из документов кадрового характера возможно даже применение уголовной ответственности.
Требования к первичной документации
С 1 января 2024 года вступает в силу новое законодательство, которое предъявляет определенные требования к первичной документации в сфере кадрового делопроизводства.
Все документы, связанные с кадровым делопроизводством, должны быть составлены на русском языке и представлены в письменной форме. Допускается использование электронного документооборота, но при этом обязательным условием является соблюдение требований к оформлению и подписанию электронных документов.
Первичная документация должна быть четко и ясно заполнена, без исправлений и стираний. Даты и подписи в документах должны быть разборчивыми и легко узнаваемыми. В случае необходимости, эти данные могут быть заверены печатью организации или должностными лицами.
Основными видами первичной документации в кадровом делопроизводстве являются: трудовой договор, приказы, отчеты о начислениях и удержаниях, табель учета рабочего времени, личные дела сотрудников. Каждый документ должен содержать полные и достоверные сведения, отражающие фактическое состояние сотрудника и трудовые отношения.
Также, требования к первичной документации включают обязательное наличие всех необходимых разделов и реквизитов. К документам могут быть приложены необходимые справки и документы, подтверждающие указанные в них сведения.
Соблюдение требований к первичной документации в сфере кадрового делопроизводства является важным фактором для обеспечения правовой и операционной безопасности предприятия. Поэтому организации и работодатели должны быть внимательны к оформлению и представлению всех соответствующих документов в предусмотренные сроки.
Изменения в ФЗ «О персональных данных»
С 1 января 2024 года вступают в силу изменения в Федеральный закон «О персональных данных». Данные изменения направлены на ужесточение требований к обработке и защите персональных данных.
Одним из ключевых изменений является введение новых правил для организаций, которые осуществляют обработку персональных данных. Теперь, для этого требуется получение согласия субъекта персональных данных в письменной форме. Отказ от предоставления согласия должен быть документально оформлен и сохранен для дальнейшей проверки соответствия обработки персональных данных законодательству.
Для обработки особых категорий персональных данных, таких как биометрические данные, данные о здоровье и религиозных убеждениях, иностранных граждан и лиц без гражданства, требуется получение согласия субъекта персональных данных в письменной форме с указанием категории персональных данных, которые будут обрабатываться.
Также, с 2024 года введены новые требования к охране персональных данных. Организации обязаны обеспечить соблюдение конфиденциальности и безопасности персональных данных при их обработке, передаче и хранении. При этом, введены новые штрафы за нарушение указанных требований, включая штрафы для должностных лиц организации.
| Изменения | Дата вступления в силу |
|---|---|
| Введение новых требований к получению согласия субъекта персональных данных | 1 января 2024 года |
| Необходимость получения согласия субъекта при обработке особых категорий персональных данных | 1 января 2024 года |
| Ужесточение требований к охране конфиденциальности и безопасности персональных данных | 1 января 2024 года |
Важность кадровых документов
Во-первых, кадровые документы позволяют правильно оформить отношения между работниками и работодателем. С их помощью регламентируется все, начиная от трудового договора и заканчивая приказами и письмами о направлении в отпуск или командировку. Это позволяет обеспечить соблюдение требований трудового законодательства и урегулировать спорные вопросы, если они возникают.
Во-вторых, кадровые документы позволяют систематизировать информацию о сотрудниках организации. Благодаря этому можно легко отслеживать изменения в их карьере, фиксировать достижения и прогресс, оценивать профессиональные навыки и опыт. Это полезно не только для HR-отдела, но и для работников, которые могут вести свою трудовую историю и демонстрировать свои достижения при переходе на новую должность или в другую организацию.
В-третьих, кадровые документы являются основой для процесса управления персоналом. На их основе выстраиваются системы оценки и мотивации сотрудников, планируется их развитие и подбирается подходящий персонал для выполнения определенных задач. Благодаря наличию точной информации в кадровых документах, управление персоналом становится эффективным и способствует достижению стратегических целей организации.
Таким образом, кадровые документы являются неотъемлемой частью работы в организации и играют важную роль в управлении персоналом. Они позволяют правильно оформить трудовые отношения, систематизировать информацию о сотрудниках и обеспечить эффективное управление персоналом.
Важность правильного оформления кадровых документов
Неправильное оформление кадровых документов может привести к серьезным юридическим проблемам и финансовым потерям для организации. Например, неверно заполненный трудовой договор может быть признан недействительным, что может повлечь за собой выплату неустойки или других компенсаций работнику. Также, неправильное оформление документов может стать основанием для возникновения споров или конфликтов с работниками или контролирующими органами.
Правильное оформление кадровых документов также способствует упорядоченной и эффективной работе с персоналом. Правильно оформленные трудовые договоры, приказы на прием и увольнение, табели учета рабочего времени и другие документы дают возможность четко определить права и обязанности работников, соблюдать определенные процедуры и контролировать выполнение рабочих обязанностей. Кроме того, правильные документы помогают вести учет и контроль за карьерным ростом сотрудников, определить размер заработной платы, исполнять расчеты и формировать отчетность.
| Преимущества правильного оформления кадровых документов: |
|---|
| Соблюдение законодательства и правил работы с персоналом |
| Предоставление юридической основы для решения трудовых вопросов |
| Предотвращение юридических проблем и финансовых потерь |
| Упорядоченная и эффективная работа с персоналом |
| Определение прав и обязанностей работников |
| Ведение учета и контроль за карьерным ростом сотрудников |
Таким образом, правильное оформление кадровых документов является важным элементом успешного ведения деятельности организации. Отвечая требованиям законодательства и устанавливая четкие правила работы с персоналом, правильные документы обеспечивают порядок во взаимоотношениях между работодателем и работниками, минимизируют риски возникновения споров и конфликтов, а также способствуют эффективной работе и развитию организации.
Полный список кадровых документов 2024 года
Для оформления кадровых процессов в 2024 году необходимо предоставить следующие документы:
- Заявление на прием на работу — документ, в котором кандидат выражает желание работать в организации и указывает свои контактные данные.
- Резюме — документ, в котором кандидат представляет свои личные данные, образование, опыт работы, навыки и квалификацию.
- Копия паспорта — документ, удостоверяющий личность кандидата.
- Копия трудовой книжки (если имеется) — документ, подтверждающий трудовую деятельность кандидата.
- Копия документов об образовании — документы, подтверждающие наличие образования соответствующего уровня для занимаемой должности.
- Справка об отсутствии судимости — документ, подтверждающий отсутствие судимости у кандидата.
- Медицинская справка (форма 086у) — документ, подтверждающий отсутствие противопоказаний для работы на выбранной должности.
- Фотография 3×4 — фотография, необходимая для оформления служебных документов и удостоверения личности.
- Согласие на обработку персональных данных — документ, в котором кандидат дает согласие на обработку своих персональных данных в целях найма на работу.
Помимо основного списка документов, возможно потребуется предоставление дополнительных документов, в зависимости от требований работодателя и должности, на которую претендует кандидат. Рекомендуется уточнять эту информацию в каждом конкретном случае.