Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как принять деньги от покупателя подотчетного лица с 1 июля в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.
Контроль подотчетных сумм на командировку
Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Работник представляет в бухгалтерию:
- авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
- первичные документы, подтверждающие расходы.
Подотчетные лица 2022
• Работник согласно законодательству должен написать заявление, в котором необходимо указать размер аванса и срок, на который он нужен, а также назначение подотчетных сумм. Заявление подотчетного лица с просьбой о выдаче денежных средств может быть оформлено в свободной форме как от руки, так и на компьютере. Форму заявления для удобства рекомендуется разработать с учетом данных своего предприятия. Аналогом заявления может послужить приказ руководителя компании, содержащий Ф. И. О. подотчетника, цель выдачи средств, их размер на какой срок выдаются, подпись руководителя, дату и регномер приказа (письмо ЦБ РФ от 06.09.2022 № 29-1-1-ОЭ/2064). Предусмотрите также в приказе место для подписи подотчетного лица, чтобы подтвердить, что он ознакомлен с размером и назначением выдаваемого аванса. С 19.08.2022 чиновники закрепили за юрлицом или ИП право самостоятельно решать, выдаются подотчетные деньги по заявлению или приказу руководства. Однако один из указанных документов должен быть обязательно (п. 1.3 указания ЦБ РФ от 19.06.2022 № 4416-У).
• Организация вправе определить в Положении, выдает она аванс при условии полного отсутствия у работника задолженности по подотчетным суммам или у работника есть возможность получить деньги под отчет, будучи должником по предыдущему авансу. Для этого можно предусмотреть в бланке заявления работника строчку об отсутствии задолженности, подписанную бухгалтером.
• Желательно отметить и срок, в течение которого директор рассматривает и подписывает заявление, и на протяжении какого времени после этого работнику необходимо выдать деньги в подотчет. Если деньги выдаются по приказу директора, то аналогично укажите срок, в течение которого работник получает денежные средства под отчет в кассе.
• В Положении следует также зафиксировать следующий момент. При условии, когда работник не может по какой-либо причине (отсутствия наличных в кассе компании или его нахождения на рабочем месте) получить аванс, но вправе с устного согласия руководителя сделать расходы в интересах фирмы из собственных средств, производится их последующая компенсация на основании заявления сотрудника.
• Если сотрудник получает аванс для расчета по доверенности организации, то необходимо отметить в Положении, в каких случаях это должно происходить. Также следует написать о том, что расчеты наличными от имени компании с юрлицами и ИП по одному договору не должны превышать установленного законом лимита.
В ходе инвентаризации необходимо проверить суммы выданных авансов, правильность составления авансовых отчетов, соответствие их целевому использованию полученных денег по отчет. По результатам проверки следует составить акт инвентаризации.
Перечисление подотчетных сумм на карту
Подотчетные суммы, предназначенные для расходов на командировку или иные цели в интересах организации, могут быть выданы сотруднику по правилам, которые регулируются законом и правилами организации. В этом случае сотрудник, который имеет задолженность перед организацией по подотчетным средствам, должен обязательно отчитаться о расходах в порядке, установленном правилами. Если сотрудник, находясь в командировке или иной служебной поездке, потратил деньги, которые он должен был использовать по назначению, то он должен будет вернуть эти деньги организации. Подотчетные суммы выдаются сотруднику в порядке, определенном правилами, и могут быть выданы как в денежной форме (наличными или безналичным переводом на зарплатную карту), так и в виде личного безналичного перевода на банковскую карту сотрудника.
Для получения подотчетных сумм сотрудник должен представить заявление о выдаче подотчетных средств, в котором указывается, на какую сумму и в какой срок он предполагает осуществить расходы. Заявление обязательно должно содержать сведения о целях и сроках проведения командировки или иной служебной поездки. Время выдачи подотчетных средств ограничивается сроками, указанными в заявлении, но не может быть более 30 дней.
Расчеты за командировку и другие цели, связанные с работой, производятся в границах полученной подотчетной суммы. Если сотрудник не успел отработать в полном объеме и вернуть средства, он должен будет оплатить задолженность из своих личных средств. В случае невозврата подотчетной суммы в организацию, все необходимые действия по взысканию задолженности могут быть предприняты в установленном законом порядке.
Подотчетные суммы могут быть выданы как наличные, так и безналичные средства. При этом подотчетные суммы, выданные в наличной форме, необходимо выдать сотруднику в дорогу по особому правилу. Сотрудник должен отчитаться по понадобившимся средствам и вернуть неизрасходованное подотчетное средство в организацию. При сдаче подотчетных средств сотрудник обязан проверить полученную сумму на соответствие фактическим затратам и расчетам. Он также должен оплатить все расходы, связанные с получением подотчетных средств.
Выдача подотчетных средств на банковскую карту сотрудника производится по усмотрению организации в порядке, установленном законом и правилами организации. В этом случае сотруднику на карту перечисляются подотчетные суммы, указанные в его заявлении. При этом все операции по перечислению подотчетных сумм на карту сотрудника регулируются правилами, установленными организацией.
Перечисление подотчетных сумм на карту сотрудника производится в течение 2-х рабочих дней с момента получения его заявления и после проверки подотчетных расходов. Сотрудник, получивший средства на подотчет, обязан использовать их только в своих служебных целях и нести ответственность за правильное и целевое использование подотчетных средств. При невыполнении сотрудником своих обязательств по подотчетным расходам и несвоевременном отчете по использованию подотчетных средств, он несет ответственность перед организацией в полном объеме.
Лимит расчёта наличными
Когда собираетесь рассчитываться с ИП и организациями наличными, не забывайте про лимиты.
Для организаций и ИП при выполнении работ и оказании услуг лимит расчётов наличными — 100 000 рублей по одному договору. Если договор заключён в иностранной валюте, то сумма не должна превышать 100 000 рублей по курсу ЦБ РФ на дату заключения договора. Всё, что свыше этой суммы, нужно оплачивать безналичным способом. Лимит действует при расчётах между:
- двумя организациями;
- организацией и индивидуальным предпринимателем;
- двумя индивидуальными предпринимателями.
Регистрация и перерегистрация ККТ по-новому
Упрощается процедура регистрации ККТ и ее перерегистрации в связи с заменой ФН
В заявлении о регистрации ККТ можно будет не указывать сведения, которые отправлены в ФНС через ОФД в отчете о регистрации. Датой подачи этих сведений считается дата передачи отчета оператору фискальных данных.
В заявлении о перерегистрации ККТ в связи заменой ФН можно будет не указывать сведения, которые содержатся в отчете об изменении параметров регистрации, отправленном в ФНС через ОФД. Датой подачи этих сведений считается дата передачи отчета оператору фискальных данных. Уже сейчас при перерегистрации ККТ через ОФД сведения из отчетов автоматически могут подтягиваться в заявление.
В случае, если в отчете о регистрации или об изменении параметров регистрации будут указаны не полные или недостоверные сведения, потребуется подать заявление прежним порядком в личном кабинете налогоплательщика.
Сохраняется возможность подачи заявления о регистрации и перерегистрации ККТ по любой причине через личный кабинет ОФД, а также добавляется возможность подачи заявления о регистрации и перерегистрации ККТ через портал Госуслуг и через изготовителя ККТ.
Что нового появится в чеке
С 1 июля 2019 года кассовый чек или бланк строгой отчетности, сформированные при наличных и безналичных расчетах между организациями, должны содержать несколько дополнительных реквизитов:
- наименование покупателя;
- наименование организации, ФИО индивидуального предпринимателя;
- ИНН покупателя;
- сведения о стране происхождения товара, если осуществляется расчет за товар;
- сумма акциза, если товар подакцизный;
- регистрационный номер таможенной декларации.
Закон затрагивает и тех, кто ведет расчеты и с физлицами тоже. Дополнительные реквизиты в чеке обязательны для:
- страховых компаний;
- лотерейных организаций;
- организаций из игорной сферы.
При расчетах подотчетного лица со сторонним юридическим лицом пробивается один кассовый чек
Напомним, в апреле 2018 года советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Юлия Куковская пояснила, что фактически формулировка Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ обязывает подотчетное лицо применять ККТ и пробивать кассовый чек при покупке товаров для нужд своей компании.
Глава Управления оперативного контроля ФНС России Андрей Бударин в связи с этим уточнил, что при расчетах подотчетного лица со сторонним юридическим лицом достаточно пробить один кассовый чек.
«Идентификация покупателя как юр. лица происходит на основании предъявляемой им доверенности на совершение расчетов от имени юр.лица. Также важным фактором взаимодействия юридических лиц является договор. Если данные условия соблюдены, то получается, что фактически встретились два юридических лица, совершающих один расчет, который оформляется одним чеком, сформированным на одной кассе».
При этом, по словам Андрея Бударина, если подотчетное лицо совершает покупки без предъявления доверенности от компании, то ККТ продавцу следует применять также, как и с обычным покупателем.
Кроме того, начальник Управления оперативного контроля сообщил, что законопроект с поправками в закон № 54-ФЗ, который сейчас готовится ко второму чтению в Госдуме, может быть дополнен нормой о включении в чек реквизитов второй стороны, если это юрлицо или ИП.
Расчеты с подотчетными лицами: недочеты в первичных документах
Аналогичным образом органу ПФР не удалось доказать факт осуществления в пользу работников ТСЖ выплат, облагаемых страховыми взносами, в виде подотчетных сумм (Постановление АС УО от 30.06.2022 № Ф09-4349/15). В частности, под подозрение проверяющих попали расходы на оплату проезда работников на маршрутных такси. Поскольку такси не выдают чеки или квитанции, ТСЖ разработало и на общем собрании членов утвердило форму маршрутного листа, содержащую обязательные реквизиты первичного учетного документа. Также под отчет выдавались суммы компенсации расходов на оплату услуг сотовой связи сотрудников на основании приказа председателя правления с указанием сумм и номеров телефонов работников[2]. Главное, установил суд, что достоверность представленных работниками документов, подтверждающих произведенные расходы, товарищество определяет самостоятельно. Поскольку ТСЖ приняло авансовые отчеты и первичные документы и в установленном порядке отразило хозяйственные операции в бухгалтерском учете, безосновательно говорить о необходимости начисления на соответствующие суммы страховых взносов.
Основное правило ведения расчетов с подотчетными лицами сформулировано в п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2022 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Так, подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Выбивать ли чек ККТ на подотчетные расходы
Другие же придерживались точки зрения, что при покупке товаров за счет подотчетных средств должен быть оформлен только один чек – продавцом товаров (Письмо Межрайонной ИФНС № 21 по Челябинской области от 07.08.2022 № 13-23/11844@). Работник же при этом никакой чек выбивать не должен, как и организация при выдаче ему подотчетных денежных средств.
После внесения изменений в Закон N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники… » среди профессионального сообщества, да и самих налоговиков не было единого мнения о том, нужно ли использовать ККТ в отношении сумм, выданных под отчет. Причем этот вопрос возникал по поводу двух операций: при выдаче средств под отчет работнику и в момент оплаты работником приобретенного для организации товара, материалов и проч.
Новые правила по подотчету с 1 июля 2022 года
1. Продавец должен пробивать наименование и ИНН покупателя, страну происхождения товара, номер таможенной декларации и сумму акциза. Эти реквизиты обязательны, если товары приобретает компания или ИП (ст. 1 Федерального закона от 03.07.2022 № 192-ФЗ). Поправка коснется случаев, когда подотчетник покупает товар по доверенности от имени фирмы или бизнесмена (письмо Минфина от 19.10.2022 № 03-01-15/75371).
В частности, компании и ИП с работниками на ОСН, УСН, ЕНВД, оказывающие услуги населению, больше не вправе выписывать обычные БСО. Так что если подотчетник оплачивал мойку, ремонт и прочие такие услуги, он должен получить кассовый чек. Квитанции вместо чеков ККТ смогут выписывать только патентщики по некоторым услугам. А также — ИП без работников, попавшие под льготу до 1 июля 2022 года. Либо такие лица вообще могут ничего не выдавать, так как из закона не следует обязанность что-то выдать.
Компенсация расходов работников в интересах организации
Согласно новым правилам, компенсация расходов работников в интересах организации будет подотчетной. Это означает, что сотрудник, понесший расходы, должен будет оформить заявление и предоставить все необходимые документы для подтверждения своих затрат.
Компенсация расходов может быть предоставлена в различной форме. Например, сотруднику могут быть выплачены командировочные суммы наличными, на карту или через перечисление на его банковский счет. Какие именно расходы могут быть компенсированы, регулируется организацией и может быть перечислено в специальном отчете или инструкции.
Для заполнения подотчетного отчета обязательно нужно указать все расходы в деталях. Это могут быть как командировочные расходы (перелеты, проживание, питание), так и другие затраты, связанные с работой. Например, оплата экскурсий или такси во время служебных поездок.
Сотрудник может подать заявление на получение авансового выдачу денег для расчетов. Если он уже потратил свои личные деньги на предоставление каких-либо услуг или покупку товаров в интересах организации, то ему должны быть выданы деньги на их компенсацию.
Подотчетная система позволяет более четко отслеживать и контролировать расходы сотрудников. Она также дает возможность работникам получать компенсацию за свои затраты в интересах организации в более удобной и быстрой форме.
Как выдают деньги под отчет
Выдача денег под отчет осуществляется в соответствии с новыми правилами, вступающими в силу с 2023 года. Если работник организации отправляется в командировку и планирует использовать командировочные расходы, то он может подать заявление на авансовую выдачу денег под отчет.
Основными правилами для заполнения заявления на авансовую выдачу денег под отчет являются указание назначения и суммы расходов. Работник обязательно должен перечислить, на что именно планирует потратить деньги в командировке: на командировочные расходы, проживание, питание, транспорт и другие цели.
Деньги могут выдаваться в различных формах, например, в виде наличных или перечисляться на банковскую карту работника. Это регулируется правилами организации. Однако, в целях контроля и обеспечения прозрачности, все расходы должны быть подотчетными и тщательно документироваться.
После завершения командировки работник обязан предоставить отчет о расходах, в котором указываются все затраты, совершенные им в интересах организации. Отчет должен быть составлен в соответствии с правилами заполнения и представлен в организацию в установленный срок.
После проверки отчета и удостоверения его правильности, работнику компенсируются расходы, которые он указал в отчете. Компенсация может быть произведена в форме денежной выплаты или списанием суммы со следующей заработной платы.
Обязательно заявление на выдачу денег под отчет
Согласно новым правилам подотчета, работникам организации, отправленным в командировку, обязательно заполнять заявление на выдачу денег под отчет. Это требуется для получения авансового финансирования на покрытие командировочных расходов.
В заявлении необходимо указать цель командировки и ожидаемые расходы, такие как проживание, питание, транспорт и другие необходимые расходы по интересам организации. Работник должен также указать сумму денег, которую он ожидает получить в авансе.
Подотчетные суммы, выданные работнику, регулируются новыми правилами, и командировочные расходы должны быть подтверждены отчетом о затратах. Если работник потратил меньшую сумму, чем получил в авансе, обязательно вернуть непотраченные деньги по правилам организации.
Расчеты с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетными лицами являются важным аспектом финансовой деятельности организации. В рамках новых правил подотчета, вступающих в силу в 2024 году, установлены определенные нормы и требования для проведения расчетов с подотчетными лицами.
Подотчетные лица получают деньги от организации для выполнения служебных обязанностей, включая командировочные расходы. При выдаче денежных средств подотчетным лицам необходимо заполнить специальную форму заявления, указав назначение и сумму авансового выдачу.
Расчеты с подотчетными лицами регулируются новыми правилами, которые предусматривают строгий контроль за использованием выданных средств. Подотчетные лица должны предоставить отчет о расходовании денежных средств, в котором указываются все расходы, совершенные в интересах организации.
Если подотчетное лицо потратило сумму, выданную ему в подотчет, на другие цели или в личных интересах, то оно обязано компенсировать эту сумму. Компенсация может быть произведена как денежными средствами, так и путем перечисления денег на карту подотчетного лица.
Заполнение отчета о расходовании денежных средств подотчетными лицами является обязательным. В отчете необходимо указать все расходы по каждой категории: командировочные расходы, питание, проживание и другие расходы, связанные с выполнением служебных обязанностей.
Расчеты с подотчетными лицами могут быть произведены в разных формах — наличными деньгами или банковским переводом. Важно соблюдать правила и требования новых правил подотчета при проведении расчетов с подотчетными лицами, чтобы избежать нарушений и штрафных санкций.
Если работник потратил личные деньги
Если работник в интересах организации потратил личные деньги, он может получить их обратно по новым правилам подотчета в 2024 году. Для этого необходимо заполнить специальную форму — заявление о расходах. В заявлении указываются все подотчетные расходы, а также их суммы.
После заполнения заявления о расходах, работник должен предоставить его в бухгалтерию для проверки и подтверждения. Если расходы подотчетные и соответствуют правилам, указанным в отчете, то работник может получить компенсацию наличными или на свою банковскую карту.
Однако, если суммы расходов превышают установленные организацией пределы, то работник должен предоставить отчет о расходах, где детально перечислены все суммы и их назначение. Отчет должен быть заполнен в соответствии с правилами и предоставлен в бухгалтерию для проверки и согласования.
Важно отметить, что работник имеет право получить авансовый платеж перед командировкой или поездкой, если это предусмотрено правилами организации. Также, если работник не имеет возможности провести расчеты с подотчетными деньгами в течение командировки, он может подать заявление на их выдачу в подотчет.
Помимо наличных, работник также может получить компенсацию за подотчетные расходы в форме перечисления денег на его банковскую карту. В этом случае, работник должен предоставить соответствующую информацию о банковской карте для перечисления средств.
Таким образом, если работник в интересах организации потратил личные деньги, он может получить их обратно по новым правилам подотчета в 2024 году. Для этого необходимо заполнить заявление о расходах и предоставить его в бухгалтерию для проверки и подтверждения. Отчет о расходах обязателен при превышении установленных пределов. Расчеты с подотчетными деньгами могут производиться как наличными, так и путем перечисления на банковскую карту работника.