Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные кадровые документы 2024 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.
Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.
С 1 января 2021 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любой момент (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).
Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются Государственная инспекция труда и Социальный фонд России. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.
Если трудовые книжки сотрудников ведутся в бумажной форме, работодатель обязан также вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это требование не распространяется на те компании, которые перешли на ЭТК полностью.
Если трудовая ведётся в электронном виде, работодатель выдаёт увольняющемуся справку по форме СТД-Р. Факт выдачи такой справки в книге учёта трудовых книжек отражать не нужно, однако для этих целей рекомендуется завести журнал учёта для форм СТД-Р.
Порядок хранения кадровых документов
С 01.01.2024 года вступает в силу новое законодательство, которое устанавливает изменения в порядке хранения кадровых документов.
Согласно новым правилам, все кадровые документы должны храниться в специально оборудованных помещениях. Организации и предприятия обязаны обеспечить безопасность и сохранность кадровых документов, а также защиту их конфиденциальности.
Для хранения кадровых документов могут использоваться специальные прочные шкафы или сейфы. Также возможно использование электронного архива для хранения и обработки цифровых копий документов.
Важно отметить, что срок хранения кадровых документов может различаться в зависимости от их типа. Например, личные дела сотрудников обычно должны храниться в течение всего срока работы сотрудника в организации и еще несколько лет после его увольнения.
Кроме того, с 01.01.2024 года введено требование о возможности быстрого доступа к кадровым документам в случае необходимости их предоставления органам государственной власти.
Нарушение порядка хранения кадровых документов может повлечь за собой административную или уголовную ответственность для руководства организации или предприятия.
В связи с этим, рекомендуется уделить должное внимание организации системы хранения кадровых документов и обеспечению их безопасности.
Изменения в ФЗ «О персональных данных»
С 1 января 2024 года вступают в силу изменения в Федеральный закон «О персональных данных». Данные изменения направлены на ужесточение требований к обработке и защите персональных данных.
Одним из ключевых изменений является введение новых правил для организаций, которые осуществляют обработку персональных данных. Теперь, для этого требуется получение согласия субъекта персональных данных в письменной форме. Отказ от предоставления согласия должен быть документально оформлен и сохранен для дальнейшей проверки соответствия обработки персональных данных законодательству.
Для обработки особых категорий персональных данных, таких как биометрические данные, данные о здоровье и религиозных убеждениях, иностранных граждан и лиц без гражданства, требуется получение согласия субъекта персональных данных в письменной форме с указанием категории персональных данных, которые будут обрабатываться.
Также, с 2024 года введены новые требования к охране персональных данных. Организации обязаны обеспечить соблюдение конфиденциальности и безопасности персональных данных при их обработке, передаче и хранении. При этом, введены новые штрафы за нарушение указанных требований, включая штрафы для должностных лиц организации.
| Изменения | Дата вступления в силу |
|---|---|
| Введение новых требований к получению согласия субъекта персональных данных | 1 января 2024 года |
| Необходимость получения согласия субъекта при обработке особых категорий персональных данных | 1 января 2024 года |
| Ужесточение требований к охране конфиденциальности и безопасности персональных данных | 1 января 2024 года |
Трудовой договор, основной документ при приеме на работу
В трудовом договоре должны быть указаны следующие основные моменты:
- Сведения о сторонах договора. Здесь указываются полные наименование организации и фамилия, имя, отчество работника.
- Срок договора. Определяется согласно действующему законодательству и может быть как на определенный, так и на неопределенный период.
- Место работы. Указывается фактическое местоположение организации, где предполагается трудовая деятельность работника.
- Должность и обязанности. Описывается должность, на которую принимается работник, а также его основные трудовые обязанности и функции.
- Режим работы и рабочее время. Определяются часы работы, перерывы, выходные дни и другие нормы, регулирующие трудовой процесс.
- Оклад (заработная плата). Устанавливается размер заработной платы, базовых выплат, премий, надбавок, регулирующих выплаты и их порядок.
- Отпуск и отпускные. Описываются права работника на ежегодный оплачиваемый отпуск и размер отпускных.
- Порядок расторжения договора. Устанавливаются условия и последствия для сторон при расторжении трудового договора.
Трудовой договор подписывается обеими сторонами и является обязательным документом, регулирующим трудовые отношения и защищающим интересы работника и работодателя.
В процессе аттестации происходит:
- Оценка профессиональных навыков и компетенций работника. В ходе аттестации исследуются знания, навыки, опыт работы, уровень образования, а также способность применять эти знания и умения на практике.
- Оценка квалификации работника. Квалификация работника определяет его уровень подготовки и способности выполнять свои профессиональные обязанности. В ходе аттестации проводится оценка соответствия работника требованиям занимаемой должности и его способности выполнять задачи.
- Разработка плана развития индивидуальных навыков. По результатам аттестации разрабатывается план развития работника, которым определяются необходимые для него занятия, тренинги, обучения и другие мероприятия, направленные на повышение его профессионального уровня.
Аттестация работника является важным этапом его профессионального роста и развития. Она способствует улучшению качества работы организации и повышению уровня профессионализма сотрудников.
Перечень документов для оформления больничного листа
1. Заявление на больничный лист
Документ, который представляет собой официальную заяву работника о необходимости временного освобождения от работы в связи с болезнью или травмой. В заявлении указываются даты начала и окончания больничного листа.
2. Медицинская справка
Документ, выданный учреждением здравоохранения, содержащий информацию о диагнозе, причине и продолжительности освобождения от работы.
3. Копия трудового договора
Документ, подтверждающий существование рабочего отношения между работником и организацией. Необходим для подтверждения права на получение больничного по найму.
4. Сертификат инвалида (при наличии)
Документ, удостоверяющий инвалидность работника. В случае наличия такого сертификата, работник может иметь право на дополнительные льготы, предоставляемые положениями закона.
5. Справка о трудовом стаже
Документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Необходим для расчета длительности оплачиваемого и неоплачиваемого больничного листа.
6. Копия паспорта работника
Документ, удостоверяющий личность работника и необходимый для установления его личных данных и гражданства.
7. Копия полиса обязательного медицинского страхования
Документ, подтверждающий наличие медицинской страховки работника. Необходим для возмещения затрат, связанных с медицинским лечением.
Примечание: Перечень документов может различаться в зависимости от требований организации и законодательства.
Трудовой договор с местом работы
Трудовой договор должен быть оформлен в письменной форме и подписан обеими сторонами – работником и представителем организации. В договоре должны быть указаны следующие данные:
| 1. | ФИО работника. |
| 2. | Дата заключения договора. |
| 3. | Место работы (адрес организации). |
| 4. | Должность работника. |
| 5. | Условия труда (график работы, продолжительность рабочего времени, периодичность выплаты заработной платы и прочее). |
| 6. | Размер оплаты труда (оклад, надбавки, премии, вознаграждения и прочее). |
| 7. | Срок действия договора (если предусмотрено). |
Трудовой договор с местом работы является обязательным документом в организации, и его составление и подписание обязательны для каждого работника. Он позволяет установить четкие правила и условия работы, а также защитить интересы как работника, так и организации.
Обязательные кадровые документы для ИП
Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки (на бумаге или электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.
Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц.
На работодателей — индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ, что и на компании в данном статусе. То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.
Таким образом, для ИП обязательными являются кадровые документы, приведенные нами в перечне для ООО. Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов. Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко – в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги.
Документы, связанные с обучением персонала
В 2024 году организация должна обеспечить наличие следующих документов, связанных с обучением персонала:
| № | Наименование документа | Описание |
|---|---|---|
| 1 | План обучения | Документ, определяющий необходимые курсы и программы обучения для каждой категории работников. |
| 2 | Расписание обучения | Документ, содержащий информацию о датах и времени проведения обучающих мероприятий, а также о преподавателях. |
| 3 | Учебные материалы | Комплект материалов, необходимых для проведения обучения, включающий методические пособия, учебники, презентации и т.д. |
| 4 | Протоколы обучения | Документы, фиксирующие информацию о посещении сотрудниками обучающих мероприятий, проведении контрольных мероприятий и результаты их выполнения. |
| 5 | Анкеты оценки качества обучения | Документы, заполняемые сотрудниками после окончания обучения, с целью определения эффективности образовательных мероприятий. |
Кадровые документы в ООО: обязательные правила в 2024 году
В 2024 году ООО, как и раньше, должны соблюдать ряд обязательных правил в отношении кадровых документов. Ниже приведен полный список кадровых документов, которые должны присутствовать у ООО:
- Трудовые договоры: каждый сотрудник ООО должен иметь трудовой договор, оформленный в соответствии с трудовым законодательством.
- Личные карточки сотрудников: каждый сотрудник ООО должен иметь свою личную карточку, где указываются все данные, относящиеся к его трудовой деятельности.
- Приказы и распоряжения: все приказы и распоряжения руководства, связанные с персоналом, должны быть оформлены в письменном виде и храниться учетной кадровой службой.
- Списки работников: ООО должно вести актуальные списки работников, включая информацию о должности, занимаемой должностным лицом.
- Отчеты об испытательных сроках: ООО обязано подготавливать и хранить отчеты об испытательных сроках для новых сотрудников, которые необходимо предоставить в установленные сроки.
- Табель учета рабочего времени: для контроля за отработанным временем каждого сотрудника ООО необходимо вести табель учета.
- Наряды и акты выполненных работ: при выполнении работ, связанных с риском для жизни и здоровья работников, должны быть оформлены соответствующие наряды и акты выполненных работ.
- Медицинские и санитарно-эпидемиологические заключения: при необходимости сотрудника ООО должны обладать заключениями о состоянии его здоровья и санитарно-эпидемиологической готовности.
Соблюдение правил в отношении кадровых документов не только обеспечивает законность деятельности ООО, но и способствует эффективному управлению персоналом, улучшению качества работы и снижению рисков.
Трудовые книжки и их оформление
Оформление трудовой книжки проводится согласно установленным правилам:
- Титульный лист. В начале трудовой книжки размещается титульный лист, на котором указываются следующие данные работника: фамилия, имя, отчество; дата, место их рождения; пол; номер паспорта; данные о регистрации по месту жительства; контактная информация. Также указывается наименование организации, где работник будет вести трудовую деятельность.
- Сведения о работнике. В трудовой книжке приводятся данные о работнике: дата принятия на работу, кем принят, должность, трудовой договор и его номер, стаж работы и другие сведения, относящиеся к трудовой деятельности.
- Записи о переводах и командировках. Если работник переводился на другую должность или был в командировке, соответствующая информация должна быть указана в трудовой книжке. Здесь указываются дата перевода или командировки, должность, на которую переведен работник, причина перевода или командировки и другие сопутствующие данные.
- Записи о отпусках. В трудовой книжке необходимо делать записи о годовых, дополнительных, декретных отпусках и прочих видов отпусков. Записи оформляются с указанием даты начала и окончания отпуска, его продолжительности и иных деталей.
- Сведения о награждениях и поощрениях. Если работник был награжден или получил поощрение, то эти данные необходимо отразить в трудовой книжке. В записи указывается дата, вид и основание награждения или поощрения.
- Записи о прописке. Для работника, который является гражданином Российской Федерации, в трудовой книжке делается соответствующая запись о прописке.
Трудовые книжки должны быть оформлены аккуратно, информация в них должна быть точной и актуальной. При наличии сокращений и сокращенных записей необходимо предоставить объяснительную записку с расшифровкой этих сокращений.
Оформление трудовых книжек является обязательным требованием для ООО в 2024 году. Ведение трудовых книжек позволяет точно отслеживать трудовую и профессиональную историю работников, а также является важным документом при разрешении спорных ситуаций.
Обязательные кадровые документы для ООО в 2024
При ведении бизнеса в форме общества с ограниченной ответственностью (ООО) в 2024 году, необходимо разработать и вести следующие кадровые документы:
- Трудовой договор либо соглашение о найме с каждым работником, оформленное в письменной форме.
- Заявление от каждого работника о приеме на работу, которое содержит персональные данные сотрудника и согласие на их обработку.
- Заявление от каждого работника о предоставлении необходимых документов для оформления страховой медицинской полиси.
- Табель учета рабочего времени, представляющий собой учет рабочего времени и нерабочих дней сотрудников.
- Трудовые книжки или электронные трудовые книжки для каждого работника, где должны быть отражены все изменения в трудовом статусе, отпусках, премировании и т.д.
- Приказы о приеме на работу, переводах, увольнении и других изменениях в трудовых отношениях с работниками ООО.
- Личные карточки сотрудников с указанием персональных данных, образования, трудового стажа.
- Планы периодических медицинских осмотров и проведенные медицинские осмотры работников.
- Документы, связанные с оплатой труда: табели учета рабочего времени, расчеты заработной платы, приказы о начислении заработной платы и др.
- Договоры о материальной ответственности работников и акты об ущербе.
- Акты приема-сдачи работников и средств индивидуальной защиты.
- Документы, связанные с отпуском: приказы о предоставлении отпуска, заявления работников об отпуске, отчеты о проведенном отпуске и др.
- Анкеты сотрудников, заполненные при приеме на работу и при проведении периодических анкетирований.
Обязательность ведения и наличия указанных кадровых документов обусловлена законодательством РФ и служит основой для правильной организации и управления персоналом в ООО.
Трудовой регламент: разработка и утверждение
Трудовой регламент содержит положения о правах и обязанностях работников, порядке труда и отдыха, дисциплине и порядке применения дисциплинарных взысканий, а также другие требования, регулирующие трудовые отношения.
Процесс разработки трудового регламента включает несколько этапов:
|
1. Определение необходимости разработки трудового регламента. |
Руководство ООО должно оценить ситуацию и принять решение о необходимости разработки трудового регламента. |
|
2. Сбор необходимых данных и материалов. |
Для разработки трудового регламента требуется сбор информации о рабочих процессах, организации труда, правах и обязанностях работников. |
|
3. Подготовка проекта трудового регламента. |
На основе собранных данных и материалов разрабатывается проект трудового регламента. Он должен быть структурирован и содержать все необходимые положения. |
|
4. Обсуждение проекта. |
Проект трудового регламента обсуждается с работниками и с их участием вносятся необходимые дополнения и изменения. |
|
5. Утверждение трудового регламента. |
После обсуждения проекта и внесения необходимых изменений он утверждается руководством организации. Трудовой регламент должен быть подписан руководителем и работниками. |
После утверждения трудового регламента он становится обязательным для всех сотрудников ООО. Работодатель должен ознакомить каждого работника с его положениями и обеспечить их исполнение.
Трудовой регламент является важным инструментом для поддержания порядка на предприятии и обеспечения эффективной работы коллектива. Его разработка и утверждение помогают предотвратить возможные конфликты и недоразумения в трудовых отношениях.
Сведения о предприятии и персонале: какие документы должны быть представлены
Для составления кадровых отчетов в 2024 году необходимо представить следующие документы:
- Устав предприятия
- Свидетельство о государственной регистрации предприятия
- Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе
- Сведения о директоре предприятия и руководителях структурных подразделений
- Трудовые договоры с сотрудниками, включая информацию о должностях и заработной плате
- Сведения о привлеченных иностранных работниках
- Сведения о приеме и увольнении сотрудников
- Сведения о переводах на другие должности и перемещении сотрудников
- Сведения о командировках сотрудников
- Документы, подтверждающие прохождение сотрудниками обучения и стажировок
- Сведения о начисленных и выплаченных выплатах сотрудникам (зарплата, премии, компенсации, пособия)
- Сведения о отпусках и иных отсутствиях сотрудников
- Документы, связанные с охраной труда и безопасностью на предприятии
- Документы о рабочем времени сотрудников
- Сведения о вознаграждениях руководителей и их бонусах
Все документы должны быть предоставлены в соответствии с установленными сроками, с учетом требований федерального законодательства.