Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок ведения трудовых книжек в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно законодательству Российской Федерации, переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) не является обязательным. Это означает, что работники имеют право выбирать между бумажным и электронным форматом трудовой книжки.
Как принять на работу сотрудника с ЭТК
Согласно законодательству, электронная трудовая книжка равнозначна её бумажному варианту. Поэтому при переходе сотрудника на ЭТК трудоустройство будет аналогично приёму с бумажным документом. Работодатель должен получить минимальный набор данных, которые необходимы для заключения трудового договора с соискателем, перечисления ему заработной платы и иных выплат, а также сдачи отчётности с учётом перехода сотрудника к новой форме трудовой книжки.
Кроме сведений о стаже, представленных в выписке СТД-Р от предыдущего работодателя, также требуются паспорт, ИНН и СНИЛС. В зависимости от конкретной ситуации могут потребоваться дополнительные документы: военный билет, диплом, медицинская книжка и т.д.
Если специалист кадровой службы сомневается в подлинности предоставленной выписки о стаже, он имеет право запросить выписку из СФР.
Обязательное электронное хранение
С 1 января 2024 года вступают в силу изменения в правилах хранения трудовых книжек, которые предусматривают обязательное электронное хранение.
Теперь все работодатели должны вести учет трудовой деятельности своих сотрудников в цифровом формате и хранить трудовые книжки исключительно в электронной форме. Это означает, что физические копии трудовых книжек больше не действительны, и сотрудники больше не смогут получить выписку из трудовой книжки на бумажном носителе.
Преимущества обязательного электронного хранения трудовых книжек очевидны:
- Ускорение процесса обработки данных и эффективное ведение учета.
- Снижение риска потери или повреждения трудовой книжки.
- Удобство регистрации и доступа к информации о трудовой деятельности.
- Возможность удаленного доступа к трудовым книжкам для проверок и аудитов.
Для электронного хранения трудовых книжек будут использоваться специализированные электронные сервисы и системы, которые обеспечат безопасность и конфиденциальность информации. Работодатели будут иметь доступ к своим электронным трудовым книжкам через личный кабинет, где они смогут вносить записи о трудовой деятельности сотрудников и получать информацию о прошлых местах работы.
В случае несоблюдения требований по обязательному электронному хранению трудовых книжек, работодатели могут быть подвергнуты штрафным санкциям, предусмотренным действующим законодательством.
Требования к записям, заносимым в трудовую книжку
Записи, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть аккуратными, с использованием световодостойких чернил, отличающихся черным, синим или фиолетовых цветом. Никаких сокращений не допускается. Например, заменять слово «приказ» сокращением «пр.» или заменять слово «переведен» сокращением «пер.», или заменять слово «распоряжение» сокращением «расп.» запрещается.
В соответствии с новыми правилами, действующими с 1 сентября 2021 года, для полного или частичного внесения записей можно воспользоваться техническими средствами, например, оттиском печати или штампа, посредством переноса красителей. Использование штампов, по новым правилам, разрешено. Для написания порядкового номера записи и даты используют арабские цифры. Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр.
Порядок ведения раздела трудовой книжки «Сведения о награждении»
В трудовой книжке должны быть указаны сведения, касающиеся награждения (поощрения) за трудовые заслуги: а) награждения государственными наградами, включая присвоение государственных почетных званий; б) награждения наградами, присвоенными Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, наградами, присвоенными федеральными и региональными органами власти, органами местного самоуправления, профсоюзами (в отношении членов профсоюзов); в) награждения почетными грамотами либо нагрудными знаками, значками либо дипломами, производимого работодателями; г) другими видами поощрения, предусмотренными законодательством Российской Федерации, а также определенными в коллективных договорах, правилах внутреннего трудового распорядка, уставах и положениях о дисциплине.
Внесение сведений о награждении следует с соблюдением следующего порядка: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка делается указание полного наименования организации, а также сокращенного наименования организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставят порядковый номер записи (с нумерацией, нарастающей в течение всего периода, соответствующего трудовой деятельности работника); в графе 2 указывают дату награждения; в графе 3 записывают, кто награждал работника, за какие достижения, а также какой наградой; в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносят запись, со ссылкой на его номер и дату.
Правила учета и хранения трудовых книжек
Организация обязана заниматься ведением: учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; учета трудовых книжек и вкладышей в них. Разработка книг (журналов) по учету бланков, вкладышей и движения трудовых книжек может осуществляться самостоятельно. В книге (журнале) по учету производится фиксация сведений, касающихся поступления и выдачи бланков трудовой книжки и вкладышей. Книги (журналы) следует пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации и печатью. Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее соответствует хранению документов строгой отчетности, их выдача осуществляется по заявке лицом, ответственным за кадровые документы. Если бланки и вкладыши испорчены при заполнении, их нужно уничтожать по акту.
Новый порядок оформления трудовых книжек
С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.
Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.
Почему трудовая книжка по-прежнему актуальна?
Причины актуальности трудовой книжки включают следующие аспекты:
- Законодательные требования: В большинстве стран существуют законодательные нормы, требующие ведения и хранения трудовых книжек. Это обеспечивает официальное и документальное подтверждение трудовой деятельности и прав работника.
- Доказательство трудового стажа: Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. В ней отражаются все места работы и сроки работы, что позволяет работнику получить заслуженные по праву льготы, пенсию и другие социальные гарантии.
- Контроль со стороны работника: Владение трудовой книжкой позволяет каждому работнику контролировать достоверность записей о его трудоустройстве и стаже работы, а также вносить изменения и дополнения в случае необходимости.
- Простота и удобство хранения: Трудовая книжка, в отличие от электронных документов, не зависит от технических средств хранения и может быть более долгосрочно сохранена. Это обеспечивает доступ к информации о трудоустройстве и стаже работы в любой момент и без дополнительных затрат.
В соответствии с законодательством, трудовая книжка работника хранится в течение всего периода его трудовой деятельности. После увольнения или выхода работника на пенсию, его трудовая книжка передается в архив предприятия или организации, где он работал.
Архивирование трудовых книжек производится в течение 5 лет после окончания или прекращения трудовой деятельности работника. По истечении этого срока, трудовая книжка может быть уничтожена.
Важно отметить, что работодатель несет ответственность за сохранность и целостность трудовых книжек своих работников. Государственные органы, в свою очередь, могут проводить проверки предприятий и организаций на наличие трудовых книжек и их соответствие требованиям законодательства. В случае выявления нарушений, работодателю может быть наложен штраф.
Итак, порядок ведения и хранения трудовых книжек в 2024 году является важным аспектом для работодателей и работников. Соблюдение законодательства и правил хранения гарантирует сохранность и доступность трудовых записей, что позволяет работникам защитить свои права и получить нужные документы при необходимости.
Какие данные будут содержаться в новом формате трудовой книжки
С 1 января 2024 года вступает в силу новый формат трудовой книжки, который включает в себя ряд новых данных о работнике. Эти данные помогут более полно и точно отображать трудовую и профессиональную историю человека.
В новом формате трудовой книжки будут содержаться следующие данные:
- Основные персональные данные — такие как ФИО, дата и место рождения, гражданство и документ, удостоверяющий личность. Эти данные помогут однозначно идентифицировать работника.
- Контактная информация — адрес проживания и номера телефонов, по которым можно связаться с работником. Эти данные помогут установить контакт и передать информацию о работе.
- Классификация работника — информация о категории работника (например, специалист, технический работник, руководитель) и уровне его квалификации.
- Трудовой договор — данные о заключенном трудовом договоре, включая дату заключения и срок действия.
- Трудовая и профессиональная история — в этом разделе будут отображаться все места работы работника, включая название организации, период работы и должность.
- Отпуск и больничный лист — информация о датах и причинах использования отпуска и больничного листа работником.
Возможные сложности и проблемы при переходе на электронные трудовые книжки
Внедрение электронных трудовых книжек с 1 января 2024 года может столкнуться с различными сложностями и проблемами, которые необходимо учитывать при переходе на новую систему. Важно учесть эти факторы, чтобы обеспечить бесперебойную работу и удобство использования электронных трудовых книжек для работников и работодателей.
1. Технические проблемы:
- Необходимость наличия доступа к интернету и компьютерной технике для заполнения и хранения электронных трудовых книжек может создать проблемы в случае отсутствия соответствующих ресурсов у работников или работодателей.
- Возможные технические сбои и неисправности в работе системы электронных трудовых книжек могут привести к ошибкам в записях или потере данных.
- Необходимость обучения работников и работодателей новым программам и интерфейсам может вызвать затруднения и требовать временных и финансовых затрат.
2. Безопасность данных:
- Киберпреступники могут попытаться получить несанкционированный доступ к электронным трудовым книжкам и использовать полученную информацию в своих интересах.
- Работники могут быть в более уязвимом положении в отношении своих персональных данных, хранимых в электронной форме, поскольку сетевая безопасность подвержена угрозам.
3. Правовые вопросы:
- Неопределенность законодательства относительно ответственности и правовых последствий использования электронных трудовых книжек может создать правовую неопределенность и споры между работниками и работодателями.
- Потенциальные изменения в законодательстве в период внедрения электронных трудовых книжек могут потребовать дополнительных изменений и адаптации системы.
Учитывая эти возможные проблемы, необходимо изначально разработать эффективные меры по обеспечению безопасности данных, подготовить информационную инфраструктуру и провести обучение работников и работодателей для успешного перехода на электронные трудовые книжки.
Как оформить дубликат трудовой книжки
Работники, потерявший трудовую книжку, обязан немедленно сообщить об этом своему работодателю и написать заявление о выдаче дубликата.
Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.
В дубликат вносятся следующие сведения:
а) фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения работника;
б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
в) сведения о работнике, указываемые на титульном листе трудовой книжки, заполняются следующим образом:
- фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами,
- дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- запись об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома);
- профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов;
Порядок хранения трудовых книжек
Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.
Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.
При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
* * *
Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.
Заполнение трудовой книжки
Многие положения Порядка повторяют зафиксированные ранее в Инструкции и Правилах. Однако появились и новые. Например, затрагивающие дистанционных сотрудников. В частности, в абз. 2 п. 2 Порядка прописано, что сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционщика вносятся по его желанию и при условии предоставления книжки работодателю. К слову, отправить ее можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.
Заполнять трудовые книжки с 01.09.2021 рекомендуется только световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сейчас, напомним, также допускается использование перьевой, гелевой и ручки-роллера. Кроме того, разрешено вносить записи не только вручную, но и с использованием технических средств или в виде оттиска штампа (печати) (абз. 2 п. 3 Порядка).
Уточнено, что изменение записей в трудовых книжках о Ф.И.О. и дате рождения производятся на основании документов со ссылкой не только на их номер и дату, но также орган, выдавший документ (п. 7 Порядка). Ранее подобного требования не было.
Все записи о работе, постоянном переводе, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку:
- не только на основании приказа (распоряжения), но и иного решения работодателя;
- в течение 5 рабочих дней, а не в течение недели, как было указано раньше (п. 9 Порядка).
Появились разъяснения о том, как вносить запись в случае признания временного перевода постоянным (абз. 6 п. 10 Порядка). Так в разделе «Сведения о работе»:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- графе 2 – дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (а не когда он стал постоянным);
- графе 3 – наименование структурного подразделения организации, наименования должности / работы, специальности, профессии с указанием квалификации;
- графе 4 – даты и номера приказов (распоряжений, иных решений работодателя), на основании которых работник был переведен временно и на постоянной основе.
Какие данные нужно внести в трудовую книжку
Трудовую книжку необходимо заполнять при каждом изменении вашей работы, включая переводы, смену должности, работу со совместительством или прекращение трудового договора.
При заполнении трудовой книжки вам нужно указать следующие данные: фамилию, имя, отчество работника; номер и дату выдачи трудовой книжки; наименование организации, где работаете на данный момент; даты приема и увольнения соответствующей работы, а также прописать причину увольнения. В случае перехода на другую работу, в трудовую книжку следует внести запись о переводе и указать новую должность и организацию.
Если вы работаете по совместительству, то при заполнении трудовых книжек нужно указать даты начала и окончания работы, название организации и занимаемую должность.
Корректное заполнение трудовых книжек должен гарантировать сотрудник кадровой службы организации. Он отвечает за соблюдение правил внесения записей, правильность указания дат и фамилий, а также за выдачу дубликатов трудовых книжек.
Защита персональных данных при переходе на электронный формат
Внедрение электронного формата хранения трудовых книжек в 2024 году имеет существенные преимущества, однако требует особой осторожности в отношении защиты персональных данных работников.
Согласно новым правилам, компании обязаны предпринимать меры для обеспечения конфиденциальности и неразглашения персональных данных работников, которые могут содержаться в электронной форме трудовых книжек. Это включает в себя защиту от несанкционированного доступа, утечек информации и злоупотреблений.
В целях обеспечения безопасности персональных данных, предлагается внедрить системы шифрования и авторизации доступа, а также установить соответствующие контрольные механизмы. Компании также должны разработать и внедрить политику конфиденциальности и информационную безопасность, чтобы обеспечить соблюдение требований законодательства и защитить персональные данные работников.
Процесс перехода на электронный формат требует не только соблюдения технических мер, но и обучения сотрудников правилам защиты персональных данных. Компании должны проводить регулярные тренинги и обучение сотрудников, чтобы они понимали основные принципы и требования по обработке и защите персональных данных.
Таким образом, внедрение электронного формата хранения трудовых книжек требует серьезного внимания к вопросам защиты персональных данных. Соблюдение требований по обработке и защите персональных данных является важным шагом для обеспечения конфиденциальности и сохранности информации о работниках.